Zásady informační povinnosti společnosti

Zásady informační povinnosti společnosti AZ Auto design s.r.o.: IČO: 255 88 290, DIČ: CZ 255 88 290 se sídlem, Jarohněvice 1666, 696 03 Dubňany, provozovna: Polní 581, 691 56, Hrušky, vedena u Krajského soudu v Brně C 36243
v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 je organizaci AZ Auto design s.r.o. dána povinnost informovat uchazeče o zaměstnání, zaměstnance, obchodní partnery-fyzické nebo právnické osoby ostatní zákazníky, kupující, prodávající, uživatele služeb a další dodavatele, dále jen subjekty údajů, o tom, že jsou údaje o nich společností AZ Auto design s.r.o., jako správcem shromažďovány, zpracovávány, v jakém rozsahu a pro jaký účel, kdo bude údaje zpracovávat a komu mohou být zpřístupněny.

Cílem těchto informačních povinností pro uchazeče o zaměstnání, zaměstnance, obchodní partnery-fyzické nebo právnické osoby, zákazníky, kupující, prodávající a další dodavatele služeb dle GDPR dále jen subjekty údajů, vydaných společností AZ Auto design s.r.o., Jarohněvice 1666, 696 03 Dubňany, provozovna: Polní 581, 691 56, Hrušky, vedena u Krajského soudu v Brně C 36243, je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje společnost AZ Auto design s.r.o., (jako správce) zpracovává subjektech údajů, při poskytování služeb, prodeji zboží, při návštěvách internetových stránek provozovaných společností AZ Auto design s.r.o. a kontaktech s potenciálními zákazníky, k jakým účelům a jak dlouho společnost AZ Auto design s.r.o., tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva subjektům údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů náleží.
Tyto Zásady informační povinnosti se týkají zpracování osobních údajů subjektů údajů, společnosti AZ Auto design s.r.o. a přiměřeně i jejich zástupců či kontaktních osob, uživatelů služeb AZ Auto design s.r.o., zájemců o služby a zboží, návštěvníků internetových stránek provozovaných společností AZ Auto design s.r.o. a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícím jejich postavení vůči společnosti AZ Auto design s.r.o.
Tyto Zásady jsou účinné od 25. 5. 2018 a jsou vydány v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti společnosti AZ Auto design s.r.o., jako správce dle čl. 13 GDPR.

A. Kategorie osobních údajů

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k subjektu údajů, fyzické osobě, kterou je společnost AZ Auto design s.r.o., schopná identifikovat. V souvislosti s poskytováním služeb a prodejem zboží může ze strany společnosti AZ Auto design s.r.o., dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

1. Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje

Takové údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy. Jedná se zejména o:
akademický titul
jméno a příjmení
název obchodní firmy
rodné číslo (v případě, že z jakýchkoli důvodů nebylo rodné číslo přiděleno, pak datum narození)
IČO, DIČ
adresa trvalého pobytu
adresa sídla nebo místa podnikání
fakturační adresa
identifikační údaje zástupce zákazníka nebo kontaktní osoby, kterou zákazník určí
identifikační údaje plátce vyúčtování
bankovní spojení
podpis
V případě smluv na jednorázový prodej zboží je rozsah omezen na základní identifikační údaje.

2. Kontaktní údaje

kontaktní telefonní číslo
kontaktní e-mail
alternativně adresy na sociální síti

3. Údaje o zakoupeném zboží, odebíraných službách,

druh a specifikace poskytované služby nebo zboží
objem poskytnutých služeb a jejich cena

4. Provozní údaje a lokalizační údaje

Jsou údaje zpracovávané pro potřeby přenosu zpráv sítěmi elektronických komunikací, řešení případných sporů plynoucích z poskytování služby a plnění zákonných povinností AZ Auto design s.r.o.,
Jedná se zejména o:
volající číslo
volané číslo
adresa datového spojení (např. IP adresa nebo URL adresa)
emailová adresa

5. Ostatní údaje generované v souvislosti s poskytováním služeb

Tyto údaje vznikají při poskytování služeb, nad rámec údajů potřebných pro poskytovaní služeb a jsou nezbytné pro řešení případných sporů týkajících se kvality služby, vyhodnocování a zvyšování kvality služby.

6. Údaje z komunikace mezi AZ Auto design s.r.o. a subjektem údajů

Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním služeb a zboží mezi společností AZ Auto design s.r.o. a subjektem údajů. Jedná se o zápisy osobní komunikace na prodejnách nebo jiném přímém kontaktu se subjektem údajů, písemnou a elektronickou komunikaci se subjektem údajů a záznamy telefonických hovorů, a další komunikace, např. chat, video, mezi subjektem údajů a společností AZ Auto design s.r.o.

7. Údaje zpracované na základě souhlasu subjektu údajů.

Zpracování těchto údajů není nezbytně nutné k plnění smlouvy nebo zákonných povinností či ochranu oprávněných zájmů AZ Auto design s.r.o., ale jejich zpracování umožní společnosti AZ Auto design s.r.o., zlepšovat služby, zaměřit se na to, co zákazníky opravdu zajímá, a případně zákazníky informovat o nabídkách, které jsou pro ně vhodné. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu. Jedná se zejména o:
údaje získané marketingovými průzkumy (jsou zpracovány na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely)
údaje o využívání služeb, produktů, výhod a bonusů a typovém chování při využívání služeb (jsou zpracovány na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely)
kontaktní údaje v případě, že se nejedná o zákazníka (jsou zpracovány na základě souhlasu s marketingovým oslovením)
záznamy o chování na internetových stránkách spravovaných společností AZ Auto design s.r.o., získané z cookies v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči (jsou zpracovány pro vylepšení provozu internetových stránek provozovaných společností AZ Auto design s.r.o., internetovou reklamu a v případě souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely jsou tyto údaje zpracovány společně s ostatními osobními údaji pro tento účel)

8. Účely, právní důvody a doby zpracování osobních údajů

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu AZ Auto design s.r.o., nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.

1. Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů AZ Auto design s.r.o.,

Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností AZ Auto design s.r.o., a ochranu oprávněných zájmů AZ Auto design s.r.o., je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebuje společnost AZ Auto design s.r.o., souhlas. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.
Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely:
Přijímaní, propouštění, výplata mezd zaměstnanců společnosti ( plnění zákonných povinností )
Plnění zákonných povinností pro zajišťování provozu a společnosti (plnění smlouvy)
poskytování služeb , platebních transakcí, poskytování dalších služeb (plnění smlouvy)
vyúčtování za služby (plnění smlouvy)
plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností)
účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány (plnění zákonných povinností)
výměna údajů mezi provozovateli sítí a poskytovateli služeb elektronických komunikací pro zajištění propojení a přístupu k síti, ke vzájemnému vyúčtování (plnění smlouvy)
provozování kamerových a monitorovacích systémů v prostorách společnosti AZ Auto design s.r.o., pro účely prevence vzniku škod (oprávněný zájem společnosti AZ Auto design s.r.o.)
vyhodnocování chování zákazníka při využívání služeb a jeho platební morálky pro účely prevence vzniku pohledávek, které může mít vliv na rozhodování společnosti AZ Auto design s.r.o., o podmínkách uzavírání dalších smluv se zákazníkem, přičemž rozhodování o uzavření či neuzavření další smlouvy neprobíhá automatizovaně (oprávněný zájem společnosti AZ Auto design s.r.o., )
vymáhání pohledávek za zákazníkem a ostatní zákaznické spory (oprávněný zájem)
procesy spojené s identifikací zákazníka (plnění smlouvy)
zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv společnosti AZ Auto design s.r.o. (oprávněný zájem společnosti AZ Auto design s.r.o.)
evidence dlužníků (oprávněný zájem společnosti AZ Auto design s.r.o.,)
Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či pseudoanonymizovány.
Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou k dispozici níže.
U zákazníků služeb AZ Auto design s.r.o. je společnost AZ Auto design s.r.o., oprávněna v případě, že mají splněny veškeré své závazky vůči ní, zpracovávat v zákaznické databázi jejich základní osobní, identifikační, kontaktní údaje, údaje o službách a údaje z jejich komunikace se společností AZ Auto design s.r.o., po dobu 3 let ode dne ukončení poslední smlouvy se společnosti AZ Auto design s.r.o.,
V případě zakoupení zboží od společnosti AZ Auto design s.r.o., je společnost AZ Auto design s.r.o. oprávněna zpracovávat základní osobní, identifikační a kontaktní údaje zákazníka, údaje o zboží a údaje z komunikace mezi zákazníkem a společností AZ Auto design s.r.o., po dobu 3 let ode dne uplynutí záruční doby na zboží.
V případě jednání mezi společností AZ Auto design s.r.o., a potenciálním zájemcem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením pracovní, obchodní nebo jiné např. dodavatelské smlouvy, je společnost AZ Auto design s.r.o., oprávněna zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od příslušného jednání.
Faktury vystavené společností AZ Auto design s.r.o. jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i zákaznické smlouvy.

2.Zpracovávání údajů subjektu údajů AZ Auto design s.r.o., se souhlasem pro zpracování, účinným od 25. 5. 2018

Osobní údaje subjektu údajů s jasně vyjádřeným souhlasem, zpracovává společnost AZ Auto design s.r.o., pro účely splnění podmínek nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679. AZ Auto design s.r.o., od období od 25.5.2018 nabírá. nový souhlas pro splnění podmínek, který je účinný po tomto datu. Datum počátku účinnosti souhlasu se zpracováním osobních údajů je v textu souhlasu.
Se souhlasem pro obchodní účely bude společnost AZ Auto design s.r.o., od 25. 5. 2018 zpracovávat osobní údaje zákazníka primárně pro vytvoření vhodné nabídky produktů a služeb AZ Auto design s.r.o., nebo třetích stran a v souvislosti s oslovením zákazníka, a to telefonicky, písemně, prostřednictvím veškerých prostředků internetové reklamy a formou elektronické komunikace prostřednictvím kontaktních údajů nebo čísel služby. Proto si společnost AZ Auto design s.r.o., bude též o zákaznících, kteří tento souhlas udělí, vytvářet a uchovávat údaje o jejich typovém chování při využívání služeb a produktů společnosti AZ Auto design s.r.o. a vytvářet a uchovávat rozbory chování. Veškeré tyto činnosti jsou nezbytně nutné pro oslovení zákazníků s vhodnými obchodními nabídkami.
Poskytnutí souhlasu k obchodním účelům je dobrovolné a zákazník jej může po 25. 5. 2018 kdykoli odvolat. Tento souhlas zůstává v platnosti po dobu využívání produktů a služeb AZ Auto design s.r.o., a následující 3 roky poté nebo do doby, dokud jej zákazník neodvolá. Pro obchodní účely mohou být na základě souhlasu zpracovány veškeré kategorie údajů uvedené v sekci A tohoto, a to po dobu, po kterou je AZ Auto design s.r.o., oprávněna tyto údaje evidovat pro účely poskytování služeb, plnění zákonných povinností a ochranu svých oprávněných zájmů, nejdéle však do odvolání souhlasu či do uplynutí doby 3 let ode dne ukončení smlouvy na služby poskytované společností AZ Auto design s.r.o., pokud zákazník souhlas dříve neodvolá. Pokud subjekt údajů svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany AZ Auto design s.r.o., pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito zásadami zpracování osobních údajů.

3. Zpracovávání údajů subjektů údajů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu

U subjektů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu, zpracovává společnost AZ Auto design s.r.o., s jejich souhlasem po dobu uvedenou v souhlasu kontakty, které jí subjekt dá k dispozici pro účely marketingového oslovení s nabídkou služeb a produktů AZ Auto design s.r.o. Pokud je tento souhlas udělen prostřednictvím internetových stránek provozovaných společností AZ Auto design s.r.o., jsou společně s těmito kontakty zpracovány i údaje z cookies společnosti AZ Auto design s.r.o., které jsou umístěny na internetových stránkách, na kterých byl tento souhlas udělen, a to jen v případě, že má subjekt cookies ve webovém prohlížeči povoleny.

D. Kategorie příjemců osobních údajů

Společnost AZ Auto design s.r.o., při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od společnosti AZ Auto design s.r.o., mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od společnosti AZ Auto design s.r.o., a nesmí je využít jinak. Jde zejména o vymáhání dlužných pohledávek, činnost znalců, advokátů, auditorů, externí správu IT systémů, externí účetní služby, internetovou reklamu, externí služby v oblasti pojištění nebo obchodní zastoupení. Každý takový subjekt společnost AZ Auto design s.r.o., pečlivě vybírá a s každým uzavírá smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů.
Zpracovateli jsou společnosti se sídlem na území České republiky. K předání a zpracování osobních údajů v zemích mimo území Evropské unie, nedochází.
Společnost AZ Auto design s.r.o., v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

E. Způsob zpracování osobních údajů

Společnost AZ Auto design s.r.o., zpracovává osobní údaje ručně. Společnost AZ Auto design s.r.o., vede evidenci veškerých činností, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

F. Obchodní sdělení

Pro obchodní sdělení společnosti AZ Auto design s.r.o., užívá společnost vlastní značku AZ Auto design ze které je zřejmé, že uvedené sdělení je obchodním sdělením ve smyslu platných právních předpisů. Z obchodních sdělení zaslaných společností AZ Auto design s.r.o., je vždy zřejmé, že společnost AZ Auto design s.r.o., je jejich odesílatelem. Obchodní sdělení se zasílá na buď na kontakty subjektu údajů na základě oprávněného zájmu společnosti AZ Auto design s.r.o., a to jen do doby než subjekt údajů vysloví nesouhlas, nebo na základě výslovného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely. V zaslaných obchodních sděleních je rovněž kontakt pro odmítnutí zasílání těchto sdělení.

H. Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů platných od 25. 5. 2018

Dle nařízení bude mít subjekt údajů od 25. 5. 2018 v případě, že bude pro AZ Auto design s.r.o., identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže společnosti AZ Auto design s.r.o., svoji totožnost, následující práva.

1. Právo na přístup k osobním údajům

Dle čl. 15 GDPR bude mít subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od společnosti AZ Auto design s.r.o.:
potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,
informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů,
v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.
V případě opakované žádosti bude společnost AZ Auto design s.r.o., oprávněna za vystavení kopie osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.
Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace ohledně bude možné uplatnit písemně na adresu sídla společnosti AZ Auto design s.r.o.

2. Právo na opravu nepřesných údajů

Dle čl. 16 GDPR bude mít subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude společnost AZ Auto design s.r.o., zpracovávat. Subjekt údajů společnosti AZ Auto design s.r.o., má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o subjektu údajů jsou zpracovávány, nejsou přesné. Oprava se provede bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit na písemně nebo osobně, na adrese sídla firmy, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

3. Právo na výmaz

Dle čl. 17 GDPR bude mít subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud společnost AZ Auto design s.r.o., neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Společnost AZ Auto design s.r.o., má nastaveny mechanismy pro zajištění pseudonymizace nebo výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může se obrátit osobně nebo písemně na adresu sídla společnosti AZ Auto design s.r.o.

4. Právo na omezení zpracování

Dle čl. 18 GDPR bude mít subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to písemně na adresu sídla společnosti AZ Auto design s.r.o.

5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

Dle čl. 19 GDPR bude mít subjekt údajů právo na oznámení ze strany společnosti AZ Auto design s.r.o., v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, bude společnost AZ Auto design s.r.o., informovat jednotlivé příjemce, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjektu údajů může společnost AZ Auto design s.r.o., poskytnout informaci o těchto příjemcích.

6.Právo na přenositelnost osobních údajů

Dle čl. 20 GDPR bude mít subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat společnost AZ Auto design s.r.o., o předání těchto údajů jinému správci.
Pokud v souvislosti se smlouvou o poskytování služeb nebo na základě souhlasu poskytne subjekt údajů osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, má právo získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat i určenému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat.
V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze takové žádosti vyhovět. Žádost je možné uplatnit na adrese sídla společnosti AZ Auto design s.r.o. písemně nebo osobně, po doložení oprávněnosti požadavku.

7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Dle čl. 21 GDPR bude mít subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu společnosti AZ Auto design s.r.o.
V případě, že společnost AZ Auto design s.r.o., neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, společnost AZ Auto design s.r.o., zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla společnosti AZ Auto design s.r.o.

8. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely účinný od 25.5.2018 je možné kdykoliv po tomto datu odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, nejlépe odeslat písemně na adresu sídla společnosti AZ Auto design s.r.o.
Souhlas s marketingovým oslovením udělený ke konkrétnímu elektronickému kontaktu, je možné kdykoli odvolat elektronickým způsobem, na elektronickém kontaktu společnosti AZ Auto design s.r.o.
Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče.

9. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

AZ Auto design s.r.o.,
Jarohněvice 1666, 696 03 Dubňany,
provozovna: Polní 581, 691 56, Hrušky